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標(biāo)題: 老板，別讓會(huì)議“毀”了你 [打印本頁(yè)]
作者: xiuxiu17 時(shí)間: 2007-2-28 09:04
標(biāo)題: 老板，別讓會(huì)議“毀”了你
會(huì)議重生于企業(yè)與老板的角角落落
我們用“文山會(huì)海”去形容一與老板的工作毫不為過。因?yàn)檫@些使許多企業(yè)的老板忙得不可開交，即使自己不主觀的去做，可又不得不疲于應(yīng)付這些開不完的會(huì)、批不完的文件。會(huì)議作為企業(yè)老板或管理者實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)的一種工具，是他們履行責(zé)任的手段，也是企業(yè)組織管理的活動(dòng)方式。不論規(guī)模大小、規(guī)格高低、議題輕重、時(shí)間長(zhǎng)短，只要必須，就有它出現(xiàn)和存在的價(jià)值。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，全世界每天至少有5000萬(wàn)個(gè)事務(wù)性會(huì)議，而美國(guó)以每日1000萬(wàn)個(gè)會(huì)議名列榜首。日本企業(yè)高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間約占40%，俄羅斯的高級(jí)管理人員每天花在會(huì)議上的時(shí)間一般也占30% ～40%。并且，每年人們開會(huì)的次數(shù)仍然在緩慢而穩(wěn)定地增加。
雖然會(huì)議在人們社會(huì)生活中的大分量和大比重，已經(jīng)成為一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)。但是，許多企業(yè)的老板或企業(yè)的各個(gè)管理層卻把會(huì)議當(dāng)作一把能夠打開任何問題之門的“萬(wàn)能鑰匙”，動(dòng)不動(dòng)就開會(huì)決定！不管這些需要決定或決策的事情是大事還是小事，總是用會(huì)議來(lái)解決問題。給老板或管理者自己不僅帶來(lái)了沒完沒了的時(shí)間成本的巨大支出或是浪費(fèi)，因開會(huì)而感覺心力交瘁，而且也給下屬形成這種“開會(huì)假象”的工作風(fēng)格，也使他們陷入到了開會(huì)的怪圈當(dāng)中。
開會(huì)的常見原因一般有以下幾種：資訊傳達(dá)與監(jiān)督員工；達(dá)成決議與解決問題；開發(fā)新的創(chuàng)意；激勵(lì)團(tuán)隊(duì)成員的士氣；鞏固領(lǐng)導(dǎo)的地位。在工作中，人們會(huì)發(fā)現(xiàn)只要有3個(gè)人以上有議程，就可以開會(huì)。在任何一家企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理過程中，開會(huì)是司空見慣的事情。可是，大多數(shù)的人卻是一聽到開會(huì)這個(gè)詞就會(huì)皺眉搖頭。那么，為什么大家會(huì)有這樣的反應(yīng)呢？
開會(huì)即是為了解決問題提高效率
在大多數(shù)企業(yè)中，人們的會(huì)議往往是討論了半天，要么不著邊際，要么形成的決議嚴(yán)重地脫離實(shí)際——無(wú)法實(shí)施，很多會(huì)議不是拖得太長(zhǎng)，就是缺乏效率，開會(huì)時(shí)有一半以上的時(shí)間是在無(wú)聊的會(huì)談中白白浪費(fèi)掉的。
糟糕的會(huì)前準(zhǔn)備、不當(dāng)?shù)淖h程安排，及與會(huì)者對(duì)議事規(guī)則的無(wú)知，往往使許多企業(yè)平均每年要損失30個(gè)工作日及240個(gè)工作時(shí)。看到這個(gè)結(jié)果，你一定能夠理解自己和同事為什么不能把“開會(huì)”當(dāng)一回事了，對(duì)這種純粹浪費(fèi)時(shí)間的會(huì)議不感冒了。
許多老板或企業(yè)管理者召開會(huì)議的低效率主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
沒有目的性，形成多中心會(huì)議；開會(huì)只是為了走形式；主持人會(huì)前沒準(zhǔn)備，而且缺乏引導(dǎo)控制會(huì)議的能力；參加會(huì)議的人們?nèi)狈r(shí)間觀念，不準(zhǔn)時(shí)參加；重復(fù)內(nèi)容發(fā)言，眾多陪會(huì)者重復(fù)表態(tài)；對(duì)于許多問題反復(fù)研究，卻不能形成決議；匯報(bào)不得要領(lǐng)，像流水賬。
任何一個(gè)會(huì)議的召開都要耗費(fèi)時(shí)間和人力，開會(huì)的成本實(shí)際是很高的。如果我們將所召開的每一次會(huì)議都計(jì)算成本并由召集單位支付報(bào)酬和賠償?shù)脑挘瑫?huì)議次數(shù)可能會(huì)大大減少。由此看來(lái)，即使老板不得已開會(huì)，也要盡量減少開會(huì)人數(shù)，壓縮會(huì)議時(shí)間。
為了高效率工作，我們應(yīng)禁止開一些開與不開一個(gè)樣的會(huì)議。只有出現(xiàn)以下幾種情況才可以考慮開會(huì)：
按常規(guī)步驟來(lái)不及決定的事情；必須依*集思廣益才能解決的問題；需要做出決定的事；發(fā)生重大變革和實(shí)行新方法時(shí)；會(huì)議對(duì)參加者具有訓(xùn)練價(jià)值和激勵(lì)作用，或容易在會(huì)議上接受的決定。所以，老板們應(yīng)更多的將開會(huì)時(shí)間進(jìn)行合理必要的安排，使會(huì)議不致于陷入泥沼。
我的觀點(diǎn)不是認(rèn)為企業(yè)老板或是經(jīng)營(yíng)管理者不要去開會(huì)，而是如何能夠?qū)⒚恳淮蔚臅?huì)開得有成果，高效率，最低限度降低開會(huì)成本的浪費(fèi)。而老板對(duì)于低效率和不能在會(huì)上解決問題的行為不文過飾非，勇于承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任，并且積極去尋找解決老板自身與提高工作效率和會(huì)議效果的方法，那么，在處理好這些關(guān)系后，老板 自身就會(huì)得到一種嶄新的自由與輕松而又不會(huì)使決策失靈、工作失控和會(huì)議無(wú)果。因此，企業(yè)老板不妨從以下幾方面注意會(huì)議，從而將企業(yè)與自身從會(huì)議的泥沼中來(lái)個(gè)“牛不揚(yáng)鞭自?shī)^蹄”！
一個(gè)善于利用有效會(huì)議時(shí)間的人會(huì)選擇最重要的會(huì)議合理去做，以求高績(jī)效的去完成。沒有必要讓這些老板自己必須參與或處理的會(huì)議在你的辦公桌上推來(lái)推去，猶豫不決。當(dāng)你駕馭了自己的工作時(shí)，也就會(huì)駕馭會(huì)議，就會(huì)更加擔(dān)起這種負(fù)責(zé)。因?yàn)槟悴辉俦黄茸鋈魏问拢亲瞿阆胍龅摹⑦x擇你所要做的事情。(作者：王運(yùn)啟)
[ 本帖最后由 阿呆 于 2007-2-28 09:21 編輯 ]
作者: 憋屈 時(shí)間: 2007-2-28 09:56
本次開會(huì)的議題是討論下次開會(huì)的時(shí)間
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