會議重生于企業(yè)與老板的角角落落
我們用“文山會海”去形容一與老板的工作毫不為過。因為這些使許多企業(yè)的老板忙得不可開交，即使自己不主觀的去做，可又不得不疲于應付這些開不完的會、批不完的文件。會議作為企業(yè)老板或管理者實施領導的一種工具，是他們履行責任的手段，也是企業(yè)組織管理的活動方式。不論規(guī)模大小、規(guī)格高低、議題輕重、時間長短，只要必須，就有它出現和存在的價值。
調查發(fā)現，全世界每天至少有5000萬個事務性會議，而美國以每日1000萬個會議名列榜首。日本企業(yè)高級管理人員每天花在會議上的時間約占40%，俄羅斯的高級管理人員每天花在會議上的時間一般也占30% ～40%。并且，每年人們開會的次數仍然在緩慢而穩(wěn)定地增加。
雖然會議在人們社會生活中的大分量和大比重，已經成為一個不爭的事實。但是，許多企業(yè)的老板或企業(yè)的各個管理層卻把會議當作一把能夠打開任何問題之門的“萬能鑰匙”，動不動就開會決定！不管這些需要決定或決策的事情是大事還是小事，總是用會議來解決問題。給老板或管理者自己不僅帶來了沒完沒了的時間成本的巨大支出或是浪費，因開會而感覺心力交瘁，而且也給下屬形成這種“開會假象”的工作風格，也使他們陷入到了開會的怪圈當中。
開會的常見原因一般有以下幾種：資訊傳達與監(jiān)督員工；達成決議與解決問題；開發(fā)新的創(chuàng)意；激勵團隊成員的士氣；鞏固領導的地位。在工作中，人們會發(fā)現只要有3個人以上有議程，就可以開會。在任何一家企業(yè)的經營管理過程中，開會是司空見慣的事情。可是，大多數的人卻是一聽到開會這個詞就會皺眉搖頭。那么，為什么大家會有這樣的反應呢？
開會即是為了解決問題提高效率
在大多數企業(yè)中，人們的會議往往是討論了半天，要么不著邊際，要么形成的決議嚴重地脫離實際——無法實施，很多會議不是拖得太長，就是缺乏效率，開會時有一半以上的時間是在無聊的會談中白白浪費掉的。
糟糕的會前準備、不當的議程安排，及與會者對議事規(guī)則的無知，往往使許多企業(yè)平均每年要損失30個工作日及240個工作時。看到這個結果，你一定能夠理解自己和同事為什么不能把“開會”當一回事了，對這種純粹浪費時間的會議不感冒了。
許多老板或企業(yè)管理者召開會議的低效率主要表現在以下幾個方面：
沒有目的性，形成多中心會議；開會只是為了走形式；主持人會前沒準備，而且缺乏引導控制會議的能力；參加會議的人們缺乏時間觀念，不準時參加；重復內容發(fā)言，眾多陪會者重復表態(tài)；對于許多問題反復研究，卻不能形成決議；匯報不得要領，像流水賬。
任何一個會議的召開都要耗費時間和人力，開會的成本實際是很高的。如果我們將所召開的每一次會議都計算成本并由召集單位支付報酬和賠償的話，會議次數可能會大大減少。由此看來，即使老板不得已開會，也要盡量減少開會人數，壓縮會議時間。
為了高效率工作，我們應禁止開一些開與不開一個樣的會議。只有出現以下幾種情況才可以考慮開會：
按常規(guī)步驟來不及決定的事情；必須依*集思廣益才能解決的問題；需要做出決定的事；發(fā)生重大變革和實行新方法時；會議對參加者具有訓練價值和激勵作用，或容易在會議上接受的決定。所以，老板們應更多的將開會時間進行合理必要的安排，使會議不致于陷入泥沼。
我的觀點不是認為企業(yè)老板或是經營管理者不要去開會，而是如何能夠將每一次的會開得有成果，高效率，最低限度降低開會成本的浪費。而老板對于低效率和不能在會上解決問題的行為不文過飾非，勇于承擔相應責任，并且積極去尋找解決老板自身與提高工作效率和會議效果的方法，那么，在處理好這些關系后，老板 自身就會得到一種嶄新的自由與輕松而又不會使決策失靈、工作失控和會議無果。因此，企業(yè)老板不妨從以下幾方面注意會議，從而將企業(yè)與自身從會議的泥沼中來個“牛不揚鞭自奮蹄”！
一個善于利用有效會議時間的人會選擇最重要的會議合理去做，以求高績效的去完成。沒有必要讓這些老板自己必須參與或處理的會議在你的辦公桌上推來推去，猶豫不決。當你駕馭了自己的工作時，也就會駕馭會議，就會更加擔起這種負責。因為你不再被迫做任何事，而是做你想要做的、選擇你所要做的事情。(作者：王運啟)
[ 本帖最后由 阿呆 于 2007-2-28 09:21 編輯 ] | 
發(fā)表于 2007-2-28 09:04:36
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